Ochrona danych osobowych (RODO)

1. Co to jest RODO?

Jest to powszechnie używany skrót Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych, tj. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 2016 r., s. 1).

2. Jaki jest cel RODO?

Cele reformy ochrony danych osobowych w Unii Europejskiej i zmiany systemu źródeł prawa:

• harmonizacja przepisów w UE, wypracowanie mechanizmu spójności,
• wprowadzenie równorzędnego ale podwyższonego stopnia ochrony danych we wszystkich państwach członkowskich UE,
• zachowanie swobody przepływu danych osobowych w ramach UE,
• dostosowanie przepisów do rozwoju nowych technologii przetwarzania danych osobowych,
• potrzeba zagwarantowania wysokiego standardu prawa do ochrony danych osobowych zaliczanego do fundamentalnych praw i wolności.

3. Od kiedy obowiązują zmiany?

Rozporządzenie RODO stosujemy od 25.05.2018 r.

4. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych dziecka i rodziców/opiekunów jest Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Suwałkach reprezentowana przez Dyrektora (adres siedziby: ul. Nowomiejska 10, 16-400 Suwałki, REGON: 000892719, tel. 87 566-41-49, e-mail: sekretariat@ppp.suwalki.eu).

Inspektorem Ochrony Danych w Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Suwałkach jest pan Paweł Michalski, tel. 506-246-795, adres e-mail: iodpm@wp.pl.

5. Prawa osoby, której dane dotyczą

Celem RODO jest zapewnienie każdej osobie możliwości ochrony jej praw i wolności oraz zapewnienie kontroli nad przetwarzaniem należących do niej danych. W tym celu mogą Państwo skorzystać ze swoich praw:

1. prawo dostępu do danych – osoba, której dane dotyczą ma prawo do otrzymania informacji m.in. jakie jej dane Administrator przetwarza, w jakich celach są one przetwarzane, oraz uzyskania ich kopii. Mogą Państwo zwrócić się do Administratora z wnioskiem o otrzymanie informacji (art. 15 rozporządzenia RODO).
2. prawo do sprostowania danych – w każdym momencie, gdy zajdzie taka potrzeba osoba, której dane dotyczą informuje Administratora o zmianie swoich danych osobowych. Mogą Państwo zwrócić się do Administratora z prośbą o sprostowanie nieprawidłowych, czy uzupełnienie niekompletnych danych osobowych (art. 16 rozporządzenia RODO).
3. prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) – osoba, której dane dotyczą może wskazać zakres i okoliczności uzasadniające wnioskowane o usunięcie danych np. dane nie są już niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a nie występują podstawy prawne do dalszego przetwarzania danych, dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, itp. (art. 17 rozporządzenia RODO).
   Prawo do usunięcia danych może być zrealizowane w przypadkach, gdy Administrator nie ma podstaw prawnych do przetwarzania danych. Zwracamy uwagę, że jeżeli przetwarzanie danych jest niezbędne do realizacji obowiązku prawnego to dane osobowe nie mogą zostać usunięte.
4. prawo do ograniczenia przetwarzania danych – osoba, której dane dotyczą wskazuje, że wystąpiły przesłanki dla ograniczenia przetwarzania jej danych np. Administrator nie potrzebuje pewnych danych, nie występują przesłanki do dalszego ich przetwarzania a osoba, której dane dotyczą wnosi o wstrzymanie operacji na danych lub nieusuwanie danych (art. 18 rozporządzenia RODO).
   Każdy wniosek o ograniczenie przetwarzania danych będzie wymagał indywidualnego rozpatrzenia pod względem istniejących podstaw dla przetwarzania danych, celu i zakresu ich przetwarzania.
5. prawo do przenoszenia danych – osoba, której dane dotyczą ma prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe jej dotyczące, które dostarczyła Administratorowi, oraz ma prawo przesłać te dane osobowe innemu administratorowi lub żądać, by dane te zostały przesłane przez Administratora bezpośrednio innemu administratorowi (art. 20 rozporządzenia RODO).
   Wniosek o przeniesienie danych może złożyć osoba, której dane dotyczą. Informacja przekazywana będzie w formie pliku na zabezpieczonej hasłem płycie CD.
6. prawo do sprzeciwu – osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e lub f rozporządzenia RODO, w tym profilowaniu na podstawie tych przepisów (art. 21 rozporządzenia RODO).
   Sprzeciw wobec przetwarzania danych można złożyć w placówce Administratora lub przesłać listownie na adres Administratora. Administratorowi nie wolno już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. To sam administrator odpowiada za wykazanie, że jego ważne prawnie uzasadnione interesy mają nadrzędny charakter wobec interesów lub podstawowych praw i wolności osoby, której dane dotyczą. W takiej sytuacji, po pozytywnym rozpatrzeniu Państwa wniosku, nie będziemy już mogli przetwarzać danych osobowych objętych sprzeciwem na tej podstawie.
7. prawo do tego, by nie podlegać decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu (art. 22 rozporządzenia RODO).
8. prawo do cofnięcia zgody – osoba, której dane dotyczą ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody wyrażonej przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3 rozporządzenia RODO).
9. prawo do wniesienia skargi – osoba, której dane dotyczą ma prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy rozporządzenia RODO (art. 77 rozporządzenia RODO).

6. Cel przetwarzania danych osobowych klientów poradni

Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu:

• realizacji zadań ustawowych, określonych w ustawie z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz.U. z 2018 r., poz. 996 z późn. zm.), a także obowiązujących przepisów szczegółowych i w celu realizacji statutowych zadań udzielania dzieciom i młodzieży pomocy psychologiczno-pedagogicznej, a w szczególności:
        –  świadczenia pomocy psychologiczno-pedagogicznej dzieciom i młodzieży, uczęszczającym do szkół i przedszkoli
            z obszaru działania Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Suwałkach, a także dzieciom nieobjętych edukacją
           przedszkolną,
        –  udzielania pomocy w wyborze kierunku kształcenia i zawodu,
        –  udzielania rodzicom i nauczycielom pomocy psychologiczno-pedagogicznej, związanej z wychowywaniem
           i kształceniem dzieci i młodzieży,
        –  wspomagania przedszkoli, szkół i placówek w zakresie realizacji zadań dydaktycznych, wychowawczych
           i opiekuńczych,
• wykonania przez Administratora obowiązków informacyjnych, archiwizacyjnych i statystycznych wynikających z ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz.U. z 2018 r., poz. 996) i ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. z 2017 r., poz. 2198),
• w pozostałych przypadkach dane osobowe przetwarzane są wyłącznie na podstawie wcześniej udzielonej zgody w zakresie i celu określonym w treści zgody.

7. Okres przechowywania danych osobowych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, tj.:

• w zakresie wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Suwałkach – przez okres niezbędny do realizacji zadań ustawowych, określonych w ustawie Prawo oświatowe i ustawie o systemie oświaty oraz przepisów wykonawczych do tych ustaw lub do momentu wycofania przez Państwa zgody na przetwarzanie danych osobowych lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych,
• w zakresie wewnętrznych celów administracyjnych poradni – przez okres do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów poradni stanowiących podstawę tego przetwarzania lub do czasu wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania.

8. Informacja o odbiorcach danych osobowych

W niektórych sytuacjach mamy prawo przekazać dalej Państwa dane osobowe:

• gdy wynika to z obowiązku ustawowego Administratora – podmiotom, które przetwarzają te dane w związku z wykonywaniem zadań w zakresie wymaganym przepisami prawa, takimi jak szkoły, kuratoria oświaty, sądy, policja, itp.,
• jeśli będzie to konieczne, aby Administrator mógł świadczyć usługi, przy czym dane te będą przekazywane wyłącznie osobom i podmiotom, których Administrator upoważni i którym zleci czynności przetwarzania danych.

9. Informacja o konsekwencji niepodania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne do realizacji celów, do jakich zostały zebrane. Niepodanie danych może skutkować niemożliwością realizacji tych celów. Podanie danych osobowych w zakresie wymaganym ustawą Prawo o oświatowe i ustawą o systemie oświaty jest obligatoryjne.

10. Warunki wyrażenia zgody przez dziecko w przypadku usług społeczeństwa informacyjnego

Jeżeli zastosowanie ma art. 6 ust. 1 lit. a) rozporządzenia RODO (osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów), w przypadku usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku, zgodne z prawem jest przetwarzanie danych osobowych dziecka, które ukończyło 16 lat. Jeżeli dziecko nie ukończyło 16 lat, takie przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy zgodę wyraziła lub zaaprobowała ją osoba sprawująca władzę rodzicielską lub opiekę nad dzieckiem oraz wyłącznie w zakresie wyrażonej zgody (art. 8 ust. 1 rozporządzenia RODO).

11. Informacje o przetwarzaniu danych osobowych kandydata do pracy

Kandydat przesyłający CV winien umieścić zgodę na przetwarzanie danych osobowych dla potrzeb niezbędnych dla realizacji procesu rekrutacji w dokumencie CV i własnoręcznie się podpisać. Wszystkie CV bez powyższej klauzuli zgody na przetwarzanie danych nie będą brane pod uwagę w procesie rekrutacji prowadzonej przez Poradnię Psychologiczno-Pedagogiczną w Suwałkach, ul. Nowomiejska 10, 16-400 Suwałki i będą usuwane z bazy Administratora.

Klauzula informacyjna dla kandydatów do pracy

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Suwałkach reprezentowana przez Dyrektora (adres siedziby: ul. Nowomiejska 10, 16-400 Suwałki, REGON: 000892719, tel. 87 566-41-49, e-mail: sekretariat@ppp.suwalki.eu).
2. Inspektorem Ochrony Danych w Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Suwałkach jest pan Paweł Michalski, tel. 506-246-795, adres e-mail: iodpm@wp.pl.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji procesu rekrutacji, na podstawie Pani/Pana dobrowolnej zgody zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, ustawy Karta Nauczyciela, ustawy o pracownikach samorządowych oraz rozporządzeń wykonawczych. Udzielona zgoda będzie podstawą przetwarzania dodatkowych danych zawartych w złożonych przez Panią/Pana dokumentach.
4. Udostępnione dane nie będą podlegały udostępnieniu podmiotom trzecim. Odbiorcami danych będzie tylko Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Suwałkach.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji procesu rekrutacji lub do momentu ewentualnego wycofania przez Panią/Pana zgody na przetwarzanie danych osobowych w procesie rekrutacji. Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane do celów przyszłych rekrutacji na to samo lub inne stanowisko, chyba, że wyrazi Pani/Pan odrębną zgodę na takie przetwarzanie.
6. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych i prawo wniesienia sprzeciwu zgodnie z art. 15-22 rozporządzenia RODO.
7. Posiada Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie swoich danych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody wyrażonej przed jej cofnięciem zgodnie z art. 7 ust. 3 rozporządzenia RODO.
8. Ma Pani/Pan prawo, na podstawie art. 77 rozporządzenia RODO, wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy rozporządzenia RODO.
9. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji, w której będzie Pani/Pan brał udział, przez Poradnię Psychologiczno-Pedagogicznej w Suwałkach. Niepodanie danych będzie skutkować brakiem rozpatrzenia Pani/Pana kandydatury w procesie rekrutacji.